Форма ТОРГ-12, или товарная накладная - это первичный учетный документ, который оформляется при передаче (отпуске) товарно-материальных ценностей от одного экономического субъекта другому. Она фиксирует факт передачи, количество, стоимость и другие важные характеристики ТМЦ. Форма торг-12, когда и как использовать для передачи ТМЦ, - вот что мы рассмотрим в этой статье.

Область применения

Основная цель ТОРГ-12 – подтвердить акт передачи ТМЦ, создать юридическое основание для бухгалтерского учета как у поставщика, так и у покупателя. Она используется для:

  • Подтверждения перехода права собственности на ТМЦ.
  • Отражения операций по реализации у поставщика и поступлению у покупателя.
  • Основания для счетов между контрагентами.
  • Списания ТМЦ со склада поставщика и оприходования на склад покупателя.
  • Документального обоснования расходов при расчете налога на прибыль.

Когда требуется

Оформление ТОРГ-12 является необходимым в случаях, когда происходит передача ТМЦ от одного юридического лица или индивидуального предпринимателя и прием другим, при этом происходит переход права собственности по договоренной стоимости.

Передача ТМЦ между организациями

Самый распространенный случай – продажа товаров или материалов от поставщика покупателю. В этом случае ТОРГ-12 является обязательным документом. Она сопровождает отгрузку товара, подтверждая его передачу и прием.

Внутренние перемещения и исключения

В общем случае, при внутренних перемещениях ТМЦ (например, со склада на склад внутри одной организации) оформление ТОРГ-12 не требуется. Для этих целей используются другие документы, такие как требования-накладные (форма М-11) или накладные на внутреннее перемещение (форма М-13). Однако, если они перемещаются между обособленными подразделениями организации, которые ведут самостоятельный бухгалтерский учет, то оформление ТОРГ-12 может быть оправданным, но с учетом локальных нормативных актов.

Случаи, когда можно не оформлять ТОРГ-12

В некоторых ситуациях вместо ТОРГ-12 можно использовать другие документы. Например:

  • При оказании услуг или выполнении работ оформляются акты выполненных работ/оказанных услуг.
  • При передаче готовой продукции из производства на склад используется накладная на передачу готовой продукции в места хранения (форма МХ-18).

Если организация перешла на электронный документооборот и использует универсальный передаточный документ (УПД) со статусом "1", то ТОРГ-12 не требуется, так как УПД заменяет собой и счет-фактуру, и акт.

Кто заполняет и подписывает документ

ТОРГ-12, как правило, заполняет сотрудник бухгалтерии или другой уполномоченный сотрудник организации-поставщика. Подписывают документ лица, ответственные за прием ТМЦ (например, кладовщик) и главный бухгалтер (или уполномоченное им лицо). Со стороны покупателя документ подписывает лицо, ответственное за прием (например, кладовщик) и главный бухгалтер (или уполномоченное им лицо). Важно, чтобы у подписантов были соответствующие полномочия, закрепленные в должностных инструкциях или приказах.

Примеры сервисов и программ для ЭДО

На рынке представлено множество сервисов и программ для ЭДО и инвентаризации, например:

  • Диадок.
  • СБИС.
  • Контур.Диадок.
  • Такском-Файлер.

Электронные офисные системы

Выбор конкретного сервиса зависит от потребностей и возможностей организации. Важно, чтобы сервис поддерживал форму электронной ТОРГ-12, предусмотренный ФНС, и обеспечивал надежную защиту данных.

Хранение и учет документов ТОРГ-12

Правильное хранение и учет ТОРГ-12 – неотъемлемая часть бухгалтерского учета.

Как долго хранятся документы

Сроки хранения первичных учетных документов, в том числе ТОРГ-12, устанавливаются Налоговым кодексом РФ и Федеральным законом "О бухгалтерском учете". В общем случае, срок хранения составляет не менее 5 лет после отчетного года, в котором документ был использован для формирования бухотчетности. Для документов, подтверждающих убытки, срок хранения может быть увеличен. Необходимо учитывать, что архивные документы, формируемые в ходе деятельности организации, в том числе документация, связанная с получением исчисления и уплаты НДС, должны храниться как минимум 5 лет.

Как вести учет

Учет переданных ведется в бухгалтерском учете на основании данных, содержащихся в накладной. У поставщика формируется проводка по реализации ТМЦ, у покупателя – по их поступлению. Важно обеспечить соответствие данных в ТОРГ-12 с данными в других учетных регистрах.

Проверка при аудите или налоговой проверке

ТОРГ-12 является одним из основных документов, которые проверяются при аудите или налоговой проверке. Контролирующие органы обращают внимание на правильность заполнения реквизитов, наличие подписей лично или по доверенности, прием, соответствие данных в ТОРГ-12 данным в других документах и учетных регистрах. Отсутствие или наличие в ней ошибок может привести к доначислению НДС и штрафам.

Советы по автоматизации и контролю

Для повышения эффективности работы рекомендуется:

  • Использовать специализированные программы для автоматического заполнения ТОРГ-12.
  • Разработать внутренние регламенты по оформлению и учету.
  • Регулярно проводить обучение персонала по вопросам оформления, проводки, инвентаризации, заниматься доверенностями.
  • Проверять правильность заполнения ТОРГ-12 и списания перед отправкой контрагенту.
  • Хранить ТОРГ-12 в электронном или бумажном виде в соответствии с установленными сроками.

Автоматизация процессов и строгий контроль за оформлением акта ТОРГ-12 помогут избежать ошибок и повысить эффективность работы.