Выберите процесс, который нужно разобрать
Расходы на поставку растут, документы возвращаются на уточнение, участники по-разному понимают свои задачи. Для начала аудита важно определить конкретный участок и вопросы, на которые нужен ответ.
Согласуем анализ выбранных процессов, исходные данные и состав отчёта. В международной поставке отдельно рассмотрим передачу документов и взаимодействие закупки, перевозки, склада и оформления.
На что смотрим в согласованном объёме
Этапы и участники
Кто передаёт сведения, принимает решения и отвечает за порученные действия на каждом участке.
Документы
Какие версии используются, где возникают расхождения и какие уточнения повторяются.
Расходы и расчёты
Что включено в договорный объём, как оформлены дополнительные работы и какие данные доступны для сравнения.
Сроки и показатели
Плановые и фактические даты, порядок фиксации отклонений, доступные данные учётных систем.
Какие материалы подготовить
Опишите процесс и обозначьте проблему. Для предметного анализа могут понадобиться схема взаимодействия, перечень исполнителей, примеры документов, расчёты расходов и данные о выполненных этапах за согласованный период.
Объём материалов определяем по задаче. Передачу коммерческих и персональных сведений согласуем отдельно; для первого обращения достаточно описания.
Как проходит аудит
- Определяем границы анализа и вопросы заказчика.
- Согласуем данные, участников обсуждения и формат отчёта.
- Разбираем материалы и уточняем выявленные расхождения.
- Передаём выводы и рекомендации по согласованным вопросам.
Если данных недостаточно, это отражается в выводах. Оценку возможного изменения затрат отделяем от уже подтверждённого результата.
Что будет в отчёте
Описание рассмотренного участка, наблюдения с привязкой к материалам, перечень вопросов и рекомендации по дальнейшим действиям. Состав и глубину отчёта согласуем перед началом работ.
Внедрение рекомендаций относится к отдельному объёму. Срок и стоимость аудита зависят от границ анализа, количества процессов и готовности данных; заранее обещать одинаковую экономию для разных предприятий некорректно.
Вопросы перед началом
Можно начать с одного участка?
Да. Опишите конкретный процесс, например передачу документов от закупки к оформлению. Согласуем границы анализа.
Нужен ли доступ ко всем системам компании?
Сначала определяем необходимые сведения. Формат доступа или передачи материалов обсуждается по согласованному объёму.
Аудит включает последующее сопровождение?
Отчёт и внедрение рекомендаций имеют разный состав работ. Дальнейшее сопровождение согласуется отдельно.
От разбора к конкретному действию
Для отдельного вопроса по документам подойдёт консультация. Если нужно передать несколько этапов поставки, обсудим сопровождение ВЭД.
